À partir de cette note d’observation des anomalies Erasmus, propose un plan structuré pour une note stratégique à destination de la direction du GIP FCIP. Cette note doit synthétiser les anomalies récurrentes, identifier les responsabilités impliquées, et recommander un plan d’action priorisé pour améliorer la conformité documentaire lors des prochaines mobilités.

Texte : Note interne – Observations relatives à la conformité des contrats pédagogiques Erasmus 2023-2024

Dans le cadre du suivi qualité des mobilités sortantes Erasmus, une analyse a été menée par le Pôle Europe et International du GIP FCIP sur un échantillon de 63 contrats pédagogiques transmis entre septembre 2023 et mars 2024. Cette vérification visait à évaluer la conformité des documents aux exigences de l’agence Erasmus+ ainsi qu’au modèle standardisé fourni par la Commission européenne.

Les résultats mettent en évidence plusieurs anomalies récurrentes, réparties en trois catégories :

Anomalies de forme (incomplétude ou erreurs de remplissage)
• 62 % des contrats ne précisent pas la date de début ou de fin de mobilité.
• 48 % comportent des incohérences dans les coordonnées de l’établissement d’accueil (ex : noms erronés, adresses incomplètes, absence de code PIC).
• 30 % des documents présentent une absence de signature d’au moins un des trois acteurs (étudiant, établissement d’origine, établissement d’accueil).

Anomalies pédagogiques
• Dans 41 % des cas, les unités d’enseignement listées ne sont pas correctement alignées avec les référentiels de formation.
• 27 % ne traduisent pas les heures de cours en crédits ECTS, comme requis.
• 18 % manquent d’indications claires sur la langue d’enseignement ou sur les modalités d’évaluation.

Problèmes de procédure ou de délais
• La moitié des contrats ont été transmis au service PEI après le départ de l’étudiant, rendant impossible leur validation dans les temps.
• 35 % des documents sont arrivés sans version numérique valide, ce qui allonge considérablement les délais de traitement.
• Aucun processus de relance formalisé n’est actuellement prévu lorsque les documents sont incomplets.

Cette situation révèle une insuffisance de coordination entre les services administratifs des établissements d’envoi, les référents pédagogiques, et les partenaires européens. Dans plusieurs cas, les mêmes erreurs ont été répétées d’une campagne à l’autre, sans mécanisme de capitalisation ou de retour d’expérience.

Parmi les éléments identifiés comme contributeurs à ces dysfonctionnements :
• une méconnaissance du modèle Erasmus actualisé par certaines antennes locales ;
• une rotation fréquente du personnel référent, entraînant une perte de savoir procédural ;
• l’absence d’un outil partagé de suivi de l’état des contrats (validé, en attente, rejeté).

Une réunion de restitution est prévue avec les établissements partenaires en juin 2024. Le service PEI souhaite soumettre à la direction une note stratégique synthétisant ces constats, afin de proposer des mesures correctrices et des leviers d’amélioration, à mettre en œuvre pour la campagne 2024-2025.